Gümrük dosyası aynı sevkiyatı ticari, taşıma ve düzenleyici belgelerde tutarlı biçimde tanımlamalıdır. Bir belge tek başına doğru olsa bile taraf adı, miktar, tarife tanımı, ağırlık, değer, menşe, alıcı veya araç bilgisindeki çelişki gecikmeye yol açabilir.
Temel ticari belgeler
- Ticari fatura: satıcı, alıcı, numara ve tarih, eşya tanımı, miktar, birim ve toplam değer, para birimi, Incoterm ve belirtilen yer.
- Çeki listesi: ambalaj sayısı ve türü, işaretler, net ve brüt ağırlık, ölçüler ve paket dağılımı.
- Uygulanabilir prosedür, banka veya makam istediğinde sözleşme, proforma fatura, sipariş veya ödeme belgesi.
- Gerekli olduğunda menşe şahadetnamesi.
Taşıma ve transit kayıtları
- Kapsamındaki uluslararası karayolu taşıması için CMR taşıma senedi.
- Yalnızca TIR transit rejimi seçilip kullanılabildiğinde TIR Karnesi.
- Operasyon için gerekli araç, dorse, sürücü, izin ve sigorta kayıtları.
- TIR kullanılmadığında transit beyannamesi, teminat veya diğer transit belgesi.
- Sorumlu gümrük idaresi ile irtibatı gösteren teslim, depo, terminal veya sınır talimatı.
Ürüne özgü kontroller
Gereklilikler tarife sınıflandırması, bileşim, menşe, kullanım ve varışa bağlıdır. Gıda, tarım ürünü, ilaç, tıbbi cihaz, kimyasal, çift kullanımlı ürün, telekom ekipmanı, standarda tabi ürün, kültür varlığı, atık ve tehlikeli madde izin, sertifika, kayıt, analiz veya kontrol gerektirebilir.
Sevk öncesi kontrol
- HS sınıflandırmasını sorumlu gümrük uzmanıyla doğrulayın.
- Tüm kayıtlarda satıcı, alıcı, gönderici, alıcı ve ihbar tarafı bilgilerini karşılaştırın.
- Miktar, paket, ağırlık, değer, para birimi ve tanımı fiziksel yükle eşleştirin.
- Incoterm ve belirtilen yeri, ihracat, transit ve ithalat sorumluluklarını netleştirin.
- İzinleri, geçerlilik tarihlerini, asılları, imza, kaşe ve elektronik kayıtları kontrol edin.
- Gümrük idareleri, güzergâh, müşavir, teminat veya TIR rejimi ile araç bilgilerini doğrulayın.
- Çözülmemiş farklar düzeltilmeden aracı çıkarmayın.
Önlenebilir gecikmeler
- Malzeme, işlev veya model içermeyen “parça” gibi genel tanımlar.
- Fatura, çeki listesi ve CMR’de farklı paket veya ağırlık.
- Belirtilen yer olmadan Incoterm ya da yalnız karayolu sözleşmesinde FOB/CIF.
- Alıcı, değer, menşe, araç veya gümrük idaresinin geç değiştirilmesi.
- Eksik izin, süresi geçmiş sertifika veya bulunmayan asıl belge.
- Gümrük talimatı ile fiilî güzergâhın uyuşmaması.
Bilan ve gümrük temsilcisinin rolü
Bilan taşıma dosyasının toplanmasını ve ön kontrolünü koordine edebilir. Tarife sınıflandırması, beyan, vergi ve resimler, ithalat veya ihracat uygunluğu ve resmî kararlar yetkili gümrük müşaviri, beyan sahibi ve makam tarafından doğrulanmalıdır.